La organización de un evento es un gran reto, hay muchos detalles que se deben tener en cuenta y, lo más importante, es que debes lograr que todo esté bajo control, convirtiéndose así en una gran experiencia para el invitado. Detrás de cada evento hay un gran trabajo y estudio de cada elemento que estará visible en el mismo.
Las banderas es un puntos más importantes a la hora de organizar un evento oficial, por ello, en este artículo nos gustaría centrarnos en los elementos más esenciales que debemos tener en cuenta.
Los objetivos y a quién nos dirigimos
En todos los sectores de trabajo, antes de empezar, siempre se establecen unos objetivos previos, que son los que nos ayudarán a organizar y marcar una dirección. Así mismo, debemos conocer a las personas que van a asistir a nuestro evento. Cuando conocemos al tipo de target al que nos dirigiremos podremos aunar las mejores acciones con las que llamarle la atención y conseguir que tengan la mejor experiencia.
Fecha y espacio
Una vez conocemos los objetivos y quién va ser el tipo de invitado, debemos conocer la cantidad de personas que asistirán para poder elegir el espacio más adecuado donde se va a realizar.
El aforo del espacio es otro de los puntos de gran importancia, ya que los invitados a un evento quieren estar siempre en un lugar cómodo, sin aglomeraciones. Además, debemos de tener en cuenta la ubicación y accesibilidad del mismo, tanto para los vehículos como para las personas que con movilidad reducida.
Una vez elegido el espacio, es conveniente reservar con antelación para asegurarnos de que ese espacio lo podremos utilizar en esos días, de esta manera podremos empezar a realizar un cronograma con las actividades que queremos realizar el día del evento, un listado de los invitados que asistirán y un calendario de tareas que se deben ir realizando para que llegado el día esté todo bajo control.
Asimismo, seguidamente se irá realizando un listado con todos los elementos que nos harán falta el día del evento y que debemos conseguir, como pueden ser:
- Sistemas de audio y video para realizar proyecciones.
- Atriles y tarimas si los necesitamos para dar algún tipo de discurso.
- Folletos o mini presentaciones para ofrecer a los invitados.
- Detalle de recuerdo para los invitados.
- Banderas para las puertas de la entrada.
En resumen, la elección de un buen espacio hará que tu evento sea memorable. El transporte público, la buena localización, parking, rampas para personas de movilidad reducida, etc. son puntos muy valorados por los asistentes.
Las banderas y su orden
Como bien hemos visto en el punto anterior, las banderas entran como elemento a tener en cuenta para un evento oficial, por lo que es de gran importancia saber su correcta colocación.
En un artículo del principio de nuestro Blog ya hablamos sobre el protocolo que debemos seguir, pero observamos necesario recordar cuál sería el orden correcto.
En primer lugar, las banderas se encontrarán a la entrada del edificio o espacio donde vayamos a realizar el evento. Irán situadas en una fila única y su orden será según la distancia que tengan de la entrada principal de mayor a menor importancia, siendo la bandera de España la más cercana a la puerta de entrada.
Otro punto que no debemos olvidar cuando se trata del protocolo de banderas es que siempre que ondee la bandera de España, ninguna otra no podrá tener el mismo tamaño, esta deberá ser de unas dimensiones mayores al resto.
La vestimenta
Es muy importante informar a los invitados del tipo de evento al que asistirán y, por lo tanto, de la vestimenta que deben llevar. Dependiendo si es de más o menos etiqueta, las vestimentas tanto de hombres como de mujeres varían. Otro punto a tener en cuenta que también influye en esta es momento del día en el que se celebre el evento y que la de las mujeres viene marcada por la de los hombres.
De menos etiqueta a más las vestimentas serían las siguientes:
- Hombre con traje – mujer con vestido corto o traje chaqueta
- Hombre con chaqué – mujer con vestido corto o de cóctel
- Hombre con esmoquin – mujer con vestido largo
- Hombre con frac – mujer con vestido largo
Protocolo de cierre
Cuando un evento ha finalizado no quiere decir que el trabajo haya acabado. Es importante cuidar hasta el último detalle del mismo, por ello se recomienda que al día siguiente se realice una pequeña acta pública en la que se recojan todas las conclusiones del evento, una nota de agradecimiento para los asistentes y una recogida de resultados con los objetivos que se han logrado, según los establecidos previamente.
